התעשיה העולמית מזה כמה עשורים מתבססת על אוטומציות, ואף עידן של המהפכה התעשייתית מתבסס בעצם כולו על אוטומציות ומכשירים שפועלים באופן אוטומטי.
״האוטומציה נוצרה על ידי עצלנים״, כך אומרים. הם ימצאו את כל הדרכים הכי יצירתיות רק כדי לעבוד פחות על דברים מחזוריים וטכניים בעיקר. אוטומציה חוסכת בזמן ועלויות ומאפשרת לחלקים שלמים בעסקים לרוץ על אוטומט ללא התערבות אנושית.
בעיקרון, רצוי על כל עסק להטמיע כמה שיותר אוטומציות מכל סוג שהוא על מנת להתקיים בעידן של ימינו, לעמוד בקצב המהיר של אפשרויות השיווק, ייצור ושירות איכותי.אוטומציה לדוגמה זו שליחת חשבונית אוטומטית ברגע שמתבצעת סליקה, תיוק של מסמכים, העברת לידים לגוגל שיטס ועוד.
במערכת שלח מסר יש מגוון רחב של אוטומציות, כאשר במאמר זה נרחיב על הסוגים, היתרונות והאפשרויות שהן מאפשרות.
אוטומציות CRM
העברה של מנויים (אנשי קשר) מרשימה אחת לרשימה אחרת
ניתן להגדיר בהגדרות קבוצת דיוור שלאחר X ימים מרגע ההרשמה לקבוצה, המנוי מתווסף לקבוצה אחרת או למספר קבוצות ו/או מוסר מהקבוצה הנוכחית.
זה שימושי כאשר רוצים להוסיף מנוי שנרשם לסדרה, שלאחר תקופה מסויימת יעבור ויתחיל לקבל סדרה חדשה, או כאשר המנוי הינו תלמיד בקורס דיגיטלי ורוצים שהקורס יהיה פתוח לשנה בלבד, ולאחר מכן יוצא מהקורס.
חיבור הוספה וסנכרון למערכות SaaS חיצוניות כמו מערכת סליקה, חשבוניות, וובינרים
יש עשרות מערכות מסוגים שונים, כמו invoice4u, קארדקום, ביזלייב ועוד, שבעצם מתממשקות ישירות מול שלח מסר ומאפשרות לסנכרן את פרטי המנויים והקבוצות.
למשל אנשים שנרשמים לוובינרים בביזלייב, בזכות ההתממשקות מתווספים אוטומטית לקבוצת דיוור של הוובינר, וכך מאפשרת עוד אוטומציות לנרשמים.
מיילים ודיוור
מייל יום אפס, שבעצם זה מייל שנשלח מיידית לאחר הרשמה לרשימה
זה המייל הכי חשוב באוטומציות מכיוון שזה המייל שלרוב מי שנרשם בטופס, לאחר ההרשמה מחפש את המייל הזה ולכן גם אחוזי הפתיחה שלו גבוהים ביותר. זה מיועד למשל כאשר רוצים ליצור הרשמה בדף נחיתה עם קובץ pdf שנשלח לנרשם מיידית לאחר ההרשמה.
סדרת מסרים אשר אפשר ליצור רצף של הודעות מרגע ההרשמה
מקרה די דומה למייל יום אפס, רק שפה מדובר על רצף הודעות שממשיכות להישלח במשך תקופה, ויש שמגדירים הודעות במשך שנה שלמה, בסגנון של טיפים שבועיים, מדריך בשלבים, קורס דיגיטלי במייל ועוד. יש חשיבות גבוהה לסדרה מכיוון שמכינים פעם אחת, ולאחר מכן יש טפטוף שמבצעים לנרשם, שומרים על מודעות, עושים חימום ובשלב המשך זה מאפשר לייצר מצב של מכירה בקלות רבה יותר כי הנרשם כבר די מכיר אותנו.
מבוססות תאריך מנוי זה מייל אוטומטי שנשלח בכל יום שתואם לתאריך בכרטיס המנוי
מדובר בהודעות אוטומטיות שנשלחות אחת לשנה, או חד פעמי אך על בסיס תאריך ספציפי אצל המנוי. למשל מחזורי יכול להיות יום הולדת, יום נישואים וכדומה. תאריכים שאינם מחזוריים זה יכול להיות תוקף חברות במועדון, בדיקת רכב אחרונה, טיפול שיניים הבא משוער ועוד. בעצם הרעיון לעדכן בכרטיס המנוי תאריך ספציפי ומראש ליצור הודעה קבועה לסוג זה של תאריך שתישלח אוטומטית שנה לאחר מכן, או כמה ימים לפני לפי הסיטואציה שרוצים.
תזמון הודעות אוטומטיות מבוססות חגים ואירועים
כלי ייחודי ובלעדי במערכת שלח מסר זו אפשרות לתזמן מראש לפי חגים ואירועים ממגוון סוגים שונים, כמו חגים יהודיים, חגים נוצריים או דרוזים, אירועים בינלאומיים כמו יום הפיצה ועוד, כאשר יש אפשרות לתזמון חד פעמי לפי החג הקרוב ביותר או מחזורי בכל שנה.
כן, גם בתאריכים עבריים כמו ראש השנה, פסח וכדומה.
שליחת מייל עם כותרת שונה למי שלא פתח מייל
זה ידוע שלא משנה מה, תמיד יהיו נמענים שלא פותחים איזה מייל ספציפי, ולפעמים זה המייל החשוב שלנו.. אז מה עושים, מגדירים מראש בשלב תזמון ההודעה, מה לעשות עם מי שלא פתח את המייל. זה פיתרון מושלם שמחזק דיוור מסוים ולכן רצוי להשתמש בזה רק במיילים חשובים במיוחד, כדי לא לשגע את הנמענים.
מה שמשפיע בעיקר על הפתיחה של המייל זו הכותרת, ולכן בשליחה חוזרת למי שלא פתח, אפשר ומומלץ לשנות את הכותרת Subject ולהגדיר שלאחר נגיד 3 או 5 ימים, זה ישלח שוב. למי שמוגדר חשבון שומר שבת וההודעה נופלת בתאריך, זה יישלח לאחר צאת השבת.
קישור חכם, אשר מאפשר העברה/הוספה לקבוצה בהקלקה על קישור במייל
פיתרון מצוין להרבה מצבים, כמו אישור מהיר להגעה לאירוע, להרשמה מהירה ועוד.
מה זה עושה בעצם? מדובר בהגדרה שמבצעים בכתיבת המייל, ובמקום קישור רגיל או הרשמה רגילה בדף נחיתה, שמים קישור חכם שלחיצה על הקישור, מכניסה (ו/או מוציאה) לרשימת דיוור שנחליט (כמו ״מאשרי הרשמה״), ומפנה לקישור דף תודה.
יש לזה עוד שימושים אך החשוב שמדובר בהכנסה לקבוצת דיוור מיידית ברגע הקלקה על קישור במייל.
סמסים (מסרונים)
הודעות מבוססות תאריך מנוי
בדומה למבוססות תאריך במיילים, אפשר וחשוב לדעת שיש הודעות שרצוי לשלב גם בסמסים, כמו למשל תוקף חברות במועדון שציינו, שנה מבדיקת רכב אחרונה וכל דבר שמתריע על סיום או חידוש של שירות.
אפשר גם כמובן לשלוח מזל טוב עם קוד קופון או מתנה בסמס בטוח שמי שהתכנים שלכם מעניינים אותו, ישמח על כך.
סמס יום אפס
גם כאן מדובר במסרון חשוב או אף החשוב ביותר.
תחשבו שגם הודעה יום אפס יש אחוז פתיחה גבוה, ובנוסף גם בכללי מסרונים בעלי אחוז פתיחה גבוה במיוחד, מה שאומר שסמס יום אפס שואף לכ- 90% פתיחה.
זה מצוין כאשר נרשמים לאירוע, מקבלים אישור על הזמנה ועוד.
סדרת הודעות מסרונים
כמו במיילים, מדובר על רצף של הודעות שנשלחות בהפרשי ימים.
למשל ישנם סוגי טיפים שממש מתאימים לערוץ הזה, כמו טיפים של זוגיות בבוקר, טיפים של משפט השראה יומי או בהרשמה לקורס/תוכנית אשר מלווה בתזכורות בסמס בין שיעור לשיעור או במהלך התוכנית.
חלוקה של שליחה בפולסים עם המתנה בין שליחה לשליחה
מדובר פה באוטומציה חשובה מאוד בעיקר לעסקים בעלי מוקדי שירות, אתרי מכירות ואשר יש להם רשימת נמענים גדולה.
לפני שהייתה האוטומציה הזו, היו מחלקים את הרשימה לקבצי אקסל וכל כמה שעות שולחים לרשימה נוספת. נשמע כאב ראש? בשביל זה יש אוטומציות שעובדות בשבילנו.
הפיתוח של שליחה בפולסים מאפשרת הגדרה של אחוז מתוך הרשימה, וכל כמה זמן בדקות. למשל אם מוקד למכירת אוכל לחיות עושה מבצע של אוכל לכלבים, הרי המוקד הטלפוני מוגבל בכמות לפי הצורך היומיומי, אך כאשר שולחים סמס חזק של מבצע, המוקד יכול להיות מאוד עמוס ומכירות מתפספסות. לכן, שולחים בפולסים וכל שעתיים מוציאים עוד נגלה. הכל אוטומטי כמובן!
הרשמה לרשימה באמצעות קבלת סמס למספר וירטואלי
למי ששולח סמסים, בלי קשר לאוטומציות חשוב לשלוח ממספר וירטואלי שמערכת שלח מסר מציעה, וזאת וכיוון שיש דברים כמו הוראות החוק של הסרה בדרך שקיבלנו את ההודעה.. בדיוק כך, קישור הסרה אינו מספיק כדי לעמוד בחוק, אלא צריך מספר שאליו אפשר לשלוח את המילה ״הסר״.
הצד החיוב של הדבר הזה, הוא שאפשר גם לשלוח מילה כמו ״מאשר״, ״מעוניין״, ״מתנה״ וכל ביטוי שנחליט, אשר רושם את האנשים לרשימה שלנו ומקבל באופן אוטומטי את הסמס בחזרה (או אף את המייל במידה והוא מעודכן במערכת).
מספר וירטואלי הינו שירות במחיר מאוד סמלי אך משתלם בעשרות מונים מבחינות רבות.
הפעלת Webhook ושליחת פרטי נרשם בקבלת סמס למספר וירטואלי
בהמשך לאוטומציה הקודמת, מעבר להרשמה לרשימה מסוימת על בסיס ביטוי כלשהו, ניתן גם לשרשר את התשובה שהתקבלה ב- Webhook, ולמי שאינו מכיר את המושג, מדובר בקישור שמעביר את הפרמטרים של ההרשמה למערכת אחרת. כיום מרבית המערכות תומכות קבלה ושליחה נתונים באמצעות Webhook.
שימוש לדוגמה הוא העברת הודעות שנשלחות בסמס למספר וואצפ של הלקוח או של הנרשמים עצמם. כיום אנו עושים זאת בהצלחה בשיתוף פעולה עם מערכת Flow.
קישורים מקוצרים אשר מאפשר אוטומציות מגוונות
במערכת סמסים של שלח מסר יש אפשרות לקצר קישורים שבסמס וחוסכים עלויות תווים, וגם חוסכות הרשמה וקיצור קישורים במערכות כמוBitly וכדומה. בנוסף לכך, ברגע שמקצרים קישור דרך שלח מסר, יש אפשרות לאוטומציה של העברה מקבוצה לקבוצה, הוספה או הסרה בלבד. למי שרוצה להגביל תאריך אחרון למבצע או קמפיין למשל, יכול להגדיר תוקף לקישור והפנייה אוטומטית לקישור חלופי שמציג לדוגמה ״ההרשמה לוובינר הסתיימה, אך מלאו את הפרטים בדף זה ונשלח לכם עדכון על הוובינר הבא״. זה גם יכול להיות על אותו עיקרון למבצע/קמפיין וכדומה.
קורסים דיגיטליים
קבלת מייל או מסרון אוטומטית מרגע ההרשמה לקורס
המערכת באופן אוטומטי מייצרת מייל שליחת פרטי כניסה לקורס כאשר אתם יוצרים קורס חדש, וזה חוסך לכם פעולה של לייצר שם משתמש סיסמה ולשלוח ידנית.
עם זאת, חשוב גם לשלוח את פרטי הכניסה בסמס, כי זה משהו שתמיד נוח לגשת ולהסתכל. כמו כן, אפשר לשלב במייל של פרטי הכניסה כל מיני הכנות, הקדמה וקובץ סילבוס, שזה אינו חובה אבל משדר יוקרה לקורס.
אפשרות לחיבור עם מערכות סליקה ברגע הרכישה של התלמיד
לפעמים צריך תזכורת שמטרת קורס דיגיטלי היא למכור כמה שיותר ובכמה שפחות התעסקות. כמובן שאם הקורס כולל ליווי, אז הליווי זה חלק מההתעסקות הבסיסית ובהתאם המחיר, אך כל מה שמסביב צריך להיות על אוטומט, ועדיין יש עסקים שמוכרים בדרכים שונות, סולקים בכרטיס אשראי ואז נכנסים למערכת קורסים ומוסיפים את התלמיד.
נכון, יש פעולות שלא בכל עסק אפשר לחסוך בשלב הראשון, או אם הקורס יוקרתי אז העברה בנקאית לא ניתן לחבר לאוטומציה (כיום לפחות), אך אנו בשלח מסר מעודדים שכל נרשם או רוכש, מקבל אוטומטית את הגישה ע״י התממשקות. זה יכול להיות לקארדקום, משולם, ל- upay ועוד.
אוטומציית סדרת הודעות שנבנית אוטומטית עבור כל השיעור בקורס*
אחד הדברים שמאתגרים בעלי קורסים, זה ההתמדה בלימודים.
לעיתים אנו שואלים את עצמנו האם להגדיר את השיעורים פתוחים בבת אחת כאשר נרשמים לקורס, או לפתוח כל כמה ימים/שבוע שיעור נוסף.
לא ניכנס לסוגיה זו כי זה מאמר בפני עצמו, אך היתרון של שיעורים שנפתחים לפי קצב זמנים, זה שבשלח מסר כל שיעור שנפתח במרווח זמנים שונה משיעורים אחרים, מקבל הודעה נפרדת בסדרת מסרים, ובכל פעם ששיעור כזה נפתח לצפייה עבור התלמיד, התלמיד יקבל מייל אוטומטי עם גישה לשיעור הספציפי.
זה מעלה את אחוז הכניסות ויישום של הקורס.
סמסים שנשלחים אוטומטית במהלך הקורס לפי הגדרה
כמו במיילים, באותה סדרה שנוצרת עבור הקורס, ניתן לשלב סמסים.
יש להם חשיבות רבה בקורס, כך שאם מדובר בשיעורים שנפתחים בהדרגה, אפשר לשלב את פרטי הכניסה עם עדכון לגבי השיעור בסמס במקביל למייל, אפשר בין השיעורים לשלוח תזכורת על שיעורי בית, הכנה לשיעור וכל דבר שעולה על רוחכם.
במידה ומדובר בקורס שכל השיעורים פתוחים, אפשר עדיין להוסיף סמסים בקורס עם הקפצה של נושא או תזכורת שונים בכל כמה ימים/שבועות וללא קשר לפתיחת השיעורים כי כולם אמרנו פתוחים כבר במקרה הזה.
אוטומציית התקדמות חיובית בשיעורים בקורס
הופה! לא הרבה מכירים שיש אוטומציה כזו, ובכתיבת שורות אלו שלח מסר היא מערכת הדיוור היחידה עם אוטומציה כזו. בעצם מדובר על אוטומציה שמאפשרת לשלוח באמצעות הודעה יום אפס איזו ברכה של ״אלוף! אתה מתקדם יפה מאוד.. עוד קצת לסיום״
אפשרות שונה לחלוטין שקיבלנו פידבק שעובדת זה שנציג/איש מכירות מקבל בעזרת האוטומציה עדכון על כל תלמיד שסיים 90% מהקורס ואז מציעים לו קורס המשך או שירות פרימיום״. בעצם הרעיון לקחת את התלמידים החרוצים ולקדם אותם יותר.
ההגדרה נעשית בעצם על ידי הגדרת X ימים מהצטרפות לקורס בשילוב % צפייה.
לדוגמה תלמידים שסיימו 90% מהקורס תוך 10 ימים, ייכנסו לאוטומציה.
אוטומציית חוסר התקדמות במשך תקופה בקורס
פה בעצם מדובר על מקרה הפוך ממה שהעלינו באוטומציה הקודמת.
העיסוק הוא בתלמידים שמתקדמים בקצב איטי מהמצופה, שצריכים הודעת אוטומציה של מייל שמציין שהאם הם צריכים סיוע, או ללכת על כיוון של הזדהות כמו ״כולנו עסוקים ומרוב הכמות משימות, אנו שוכחים שלימודים זה מה שמקדם אותנו…״ ומשם לקחת את זה לחזרה לספסל הלימודים. אולי לשלוח סרטון קצר של ניהול זמן שנכין בהקשר לקורס שבו נציין להן שמי שמצליח טוב בקורס, אלה אנשים שרושמים לעצמם ביומם ביום שישי בבוקר ללמוד.
אם ממש חשוב לכם שהם יתקדמו בקורס, אפשר לעשות אוטומציה שתתריע לכם להתקשר אליהם או להציע להם פגישת זום קצרה עם מה שנתקעו. אולי סקר למה נתקעו.
בקיצור לא חסר עם קצת ראש יצירתי.
אוטומציות בשילוב מערכות אוטומציה
ישנן מערכות שהתמחותן זה מגוון רחב של אוטומציות וחיבור בין מערכות.
מערכת שלח מסר מאפשרת באמצעות התממשקות טובה ומתקדמת מול מערכות כמו זאפייר, אינטגרומט/מייק ו- Webhooks לבצע אינסוף פעולות אוטומציה עם מדריכים מפורטים.
מוזמנים לפנות בכל שאלה, להציע רעיונות אוטומציה ונשמח להשיב ואף לקדם.